О программе
CRM-система, позволяющая компаниям вести полную историю взаимоотношений с партнерами.
Основные функции программы
- Накопление и анализ всей информации, связанной с взаимодействием с клиентами (account management).
Программа позволяет вести подробную историю взаимодействия с клиентами и использовать ее для создания и поддержания выгодных отношений.
Данные могут быть представлены в виде контактной информации о людях, о предприятиях, с которыми Вы работаете. Это могут быть данные об основных событиях, произошедших и запланированных. Это могут быть маркетинговые анкеты для анализа рынка, действиях конкурентов, желания потребителей, клиентов и прочее.
- Управление контактами (contact management) — все виды контактов и история контактов.
- Ведение любого числа проектов и контроль над их выполнением от начального этапа до завершающей стадии (enterprise project management).
- Просмотр и планирование событий с использованием встроенного календаря (scheduling and resource reservation). Установка напоминаний.
- Возможность прикреплять к событиям любые файлы: графические, текстовые, таблицы, в том числе и документы, выписанные в «Бизнес Пак».
- Возможность использования в программе форм, созданных с помощью XML-языка, и проведения анализа на основе полученных данных. Подобные формы можно применять для проведения опросов, составления заявок на товар, указания остатков товара на складе и пр.
- Произвольная настройка полей, описывающих контакты.
- Электронная рассылка писем по базе контактов.
- Возможность создавать собственные отчеты и редактировать уже имеющиеся документы, используя встроенный дизайнер отчетов.
- Возможность работы в сети.
- Возможность обмена данными между главным офисом и структурными подразделениями (представительствами, филиалами) c помощью Интернет, электронной почты, flash-карт, дискет и любых других носителей.
- Глобальная система поиска информации по любым критериям в базе программы.
- Возможность сохранения данных и последующего их восстановления.
- Разделение прав пользователей, подключенных к системе.
- Возможность подключения используемых вами программ.
Программа состоит из трех блоков: «Контакты», «Проекты», «Календарь».
На закладке «Контакты» ведется клиентская база и полная история взаимодействия с клиентами.
На закладке «Проекты» ведутся проекты. Каждый проект может быть разделен на стадии. Стадиям может быть присвоена доля выполнения всего проекта, выраженная в процентах. Когда сумма процентов по всем стадиям составит 100%, проект будет считаться выполненным.
Закладка «Календарь» представляет собой планировщик событий.
Работа с программой построена по такому же принципу, как и «Бизнес Пак». Вставка, изменение и удаление данных происходит через всплывающее меню, вызываемое нажатием правой кнопки мышки, или по «горячим» клавишам. Сервисные функции и настройки вызываются через главное меню. Для внесения справочной информации используется такой же элемент работы со справочником, как и в «Бизнес Пак».
Задачи, решаемые программой
Ведение клиентской базы
Клиентская база представляет собой огромную ценность для любой компании. Если при этом вспомнить, что затраты на привлечение нового клиента в несколько раз больше, чем на удержание существующего, и учесть, что около половины существующих клиентов компании не прибыльны из-за неэффективного взаимодействия с ними, важность грамотной организации работы с клиентами становится неоспорима. Основное назначение программы «Инфокуб» — помочь компаниям эффективно управлять своими взаимоотношениями с деловыми партнерами, вести постоянный анализ собранной информации и использовать ее в интересах своего бизнеса.
Откройте закладку «Контакты». Для ввода нового контакта в окне «Контакты» нажатием правой кнопки мыши вызовите всплывающее меню и выберите в нем пункт «Добавить». В открывшемся окне введите информацию о деловом партнере: название предприятия, форма собственности, специфика и прочее.
В окне «Офис» добавьте запись о физическом местоположении клиента, например: название магазина, адрес, телефон.
В окне «Человек» внесите данные о представителях фирмы, с которыми вы работаете: ФИО, адрес, телефон, e-mail.
В окне «События» запоминаются все случаи взаимодействия с клиентом: планируемая встреча, деловое предложение, выписка счета, оплата, отгрузка товара и прочее. Для запланированных событий (деловые встречи, Дни рождения и т.д.) можно установить напоминание. Нажав на кнопку [Прикрепить], к событию можно прикрепить файлы: счета, договоры, акты выполненных работ, графические изображения, таблицы, xml-формы для заполнения и многое другое.
Для удобства работы с базой данных вы можете использовать поиск по определенным параметрам и фильтр по заданным условиям (см. Справку по работе с программой).
Выписка счета из «Бизнес Пак»
Вы можете передать в «Инфокуб» документы (например, счета), выписанные в «Бизнес Пак». Выписка счета будет добавлена в «Инфокуб» как отдельное событие. Для прикрепления счета не нужно ничего настраивать, на компьютере должны быть просто установлены «Бизнес Пак» версии, не ниже 7.2, и «Инфокуб» версии, не ниже 1.4.
После того, как Вы закончите формировать документ в «Бизнес Пак», нажмите кнопку [OK и печать] и в открывшемся окне нажмите кнопку [Передать в Инфокуб]. В «Инфокубе» появится окно с выбором контакта и типа события, причем программа найдет контакт, максимально похожий на фирму-партнера, выделит его цветом и поместит наверх списка. Если Вы уже прикрепляли документ такого же типа в «Инфокуб», то программа подставит тип события, который был выбран в последний раз.
После передачи данных в «Инфокуб» в событии у контакта, которого Вы выбрали, появится прикрепленный файл, а точнее, ссылка на документ из «Бизнес Пак». Чтобы перейти к этому документу, дважды щелкните по нему левой клавишей мыши, после чего в «Бизнес Пак» откроется этот документ.
Как вариант, созданный в «Бизнес Пак» документ можно экспортировать в файл формата MS Excel и этот файл прикрепить к событию.
Организация работы юридической фирмы
Все контакты вносятся в «Инфокуб» на закладке «Контакты». На закладке «Проекты» ведутся текущие дела компании, например: регистрация торговой марки фирме А, дело в суде фирмы Б, ДТП Иванова. Последовательно заполняются все этапы дела, например: подача документов на регистрацию, оплата регистрационного сбора и т.п. Каждый сотрудник ведет только свою часть базы, в то время, как руководители имеют доступ ко всей базе в целом с целью контроля и координации работы подчиненных.
Координирование работы фирмы руководителем
На компьютерах служащих компании установлена программа «Инфокуб». Все компьютеры соединены локальной сетью. База данных хранится на компьютере-сервере. Каждый сотрудник ведет только свою часть базы. Руководитель имеет администраторские права для работы с «Инфокуб», тем самым, получая полный доступ ко всей базе данных и к рабочему месту каждого сотрудника. Руководитель на закладке «Проекты» указывает план работы каждому сотруднику, расставляя приоритеты. Сотрудники отмечают выполнение плана соответствующими стадиями. Руководитель в любой может получить достоверную информацию об эффективности работы подчиненных и, как следствие, может контролировать реальное положение дел фирмы и иметь возможность планировать дальнейшую работу.
Стоит отметить, что если ваш сотрудник заболел, уволился, уехал в командировку, работа компании не остановится. Вся история взаимодействия с клиентами подробно представлена в программе. На основании этой информации другому сотруднику не составит труда продолжить работу с клиентами компании, и ваша фирма не понесет убытки, к которым нередко приводит увольнение сотрудника и потеря вместе с ним всей наработанной им клиентской базы.
Проведение маркетингового исследования
На закладке «Проекты» специалист по маркетингу (далее маркетолог) вносит новый проект «Рекламная кампания на I квартал 2005 г.». Первой стадией этого проекта будет проведение маркетингового исследования среди клиентов компании с целью оценки эффективности проведенных в 2004 г. рекламных акций. По клиентской базе, которую ведут в «Инфокуб» менеджеры по продажам, маркетолог проводит опрос.
Для фиксирования результатов опроса создается xml-форма с вариантами ответов, которую можно будет заполнять сразу из «Инфокуб». По каждому контакту создается новое событие «Опрос» и прикрепляется анкетная форма (кнопка «Прикрепить/Анкета/Выбрать»). В демонстрационной базе данных приведен пример подобной анкеты «Опрос «Источники информации». По результатам проведенного исследования можно сформировать отчет «Источники информации».
Как вариант, опрос надо провести среди клиентов из города М. Выберите в главном меню пункт «Сервис/Поиск». В открывшемся окне задайте условия для выборки и нажмите на кнопку [Поиск]. В таблице будут выведены контакты, соответствующие условиям поиска. Нажав на кнопку [Добавить анкету], к контактам из выборки можно прикрепить форму для опроса.
Контроль центральным офисом работы филиалов в других городах
В каждом филиале установлена программа «Инфокуб», в которой ведется клиентская база и вся история взаимодействия с партнерами. Через Интернет филиалы пересылают свои базы данных в центральный офис, где происходит их синхронизация с общей базой данных.
Для отправки файла с данными из филиала в главном меню выберите пункт «Файл/Создать файл передачи данных». В открывшемся окне выберите в списке название базы данных, куда хотите передать свою информацию (см. Справку по работе с программой). Затем в окне «Передача данных» укажите имя файла и каталог для сохранения. Этот файл затем можете прикрепить к письму и отправить по электронной почте или записать на дискету. Для приема этого файла в центральном офисе используйте пункт главного меню «Файл/Принять файл». Можно организовать обмен данными по TCP/IP (см. Справку по работе с программой).
В свою очередь из центрального офиса в филиалы может отправляться план работ (проекты), например, участие в выставке, проведения маркетингового исследования, изучение конкурентов.
Организация работы офисов и удаленного склада
В офисах продаж ведется вся история взаимодействия с клиентами, выписываются счета, фиксируется оплата, отгружается товар. Для получения товара с центрального склада заполняются формы заявки на каждого клиента, затем эта информация передается по электронной почте или TCP/IP из офиса продаж на центральный склад. Форму заказа товара можно создать с помощью xml-языка и прикрепить к событию контакта на текущую дату или предполагаемую дату выполнения заказа. Для отгрузки товара с центрального склада по мере необходимости производится синхронизация баз данных склада и офисов.
Как вариант, сотрудники центрального склада могут заполнять подобную xml-форму, указывая в ней остатки товара на текущий момент, и отправлять эту информацию в офисы продаж.
Преимущества программы
- Универсальность. Программе «Инфокуб» найдется применение в любой компании с самой разнообразной деятельностью.
- Наличие единого хранилища информации, в которое мгновенно помещаются и из которого мгновенно доступны все сведения обо всех случаях взаимодействиях с клиентами.
- Интеграция с «Бизнес Пак».
- Мощные инструменты для маркетинга и контроля руководством бизнес-процессов и эффективности работы сотрудников.
- Максимальная функциональность, простота использования и гибкость при ведении большой клиентской базы и многочисленных проектов.
- Удобный и понятный интерфейс с использованием цветового обозначения.
- Гибкая настройка для удобства работы с программой.
Вы можете посмотреть снимок рабочего окна программы.
Исчерпывающая помощь поможет вам быстро и без усилий ознакомиться с общими концепциями интерфейса и принципами работы программы.
«Инфокуб» работает на следующих операционных системах: Windows 98, 2000, ХР, NT, ME, Vista, 7, 8, 10 (Домашняя, Профессиональная, Корпоративная, Для образовательных учреждений). В принципе, вы можете работать и на операционной системе Linux, используя эмуляторы Windows.
